Współpraca B2B od dłuższego czasu znajduje się pod szczególną obserwacją, zwłaszcza w kontekście reformy uprawnień Państwowej Inspekcji Pracy i planowanego zwiększenia skuteczności kontroli dotyczących nieprawidłowego zastępowania umów o pracę innymi formami współpracy.
Jednym z częstych pytań pojawiających się w kontekście kontraktów B2B jest kwestia korzystania przez współpracownika ze sprzętu należącego do klienta. W praktyce może chodzić o laptop, telefon, samochód, narzędzia techniczne, oprogramowanie, dostęp do firmowych systemów albo inne zasoby niezbędne do realizacji usług.
Czy samo udostępnienie takiego sprzętu może spowodować, że współpraca B2B zostanie uznana za stosunek pracy?
Odpowiedź brzmi: nie. Przekazanie sprzętu współpracownikowi nie przesądza automatycznie o tzw. „ukrytym etacie”. Może jednak stać się jednym z elementów branych pod uwagę przy ocenie całokształtu współpracy – zwłaszcza wtedy, gdy faktyczny jej przebieg przypomina zatrudnienie na podstawie umowy o pracę.
Umowa B2B: udostępnienie sprzętu może być uzasadnione
W wielu branżach korzystanie ze sprzętu klienta jest całkowicie racjonalne biznesowo. Firma może wymagać pracy na określonym laptopie lub telefonie ze względów bezpieczeństwa, ochrony danych, dostępu do zamkniętych systemów, standardów klienta albo wymogów projektowych.
Nie oznacza to jeszcze, że współpracownik na B2B staje się w ten sposób pracownikiem. Istotne jest jednak, aby sprzęt był traktowany jako narzędzie potrzebne do wykonania konkretnej usługi, a nie jako element pakietu pracowniczego.
Problem pojawia się wtedy, gdy przekazanie sprzętu jest tylko jednym z wielu elementów wskazujących na podporządkowanie organizacyjne wykonawcy wobec firmy.
Kiedy ryzyko rośnie?
Państwowa Inspekcja Pracy wskazuje, że stosunek pracy charakteryzuje się m.in. osobistym świadczeniem pracy, podporządkowaniem pracownika poleceniom pracodawcy, wykonywaniem pracy w czasie i miejscu wyznaczonym przez pracodawcę, odpłatnością oraz wykonywaniem pracy na rzecz i ryzyko pracodawcy. Jednocześnie w formule B2B mamy do czynienia z relacją dwóch niezależnych przedsiębiorców, a nie z relacją pracodawca-pracownik.
Ryzyko reklasyfikacji kontraktu B2B na umowę o pracę rośnie więc przede wszystkim wtedy, gdy współpracownik:
- pracuje wyłącznie osobiście,
- wykonuje zadania w stałych godzinach,
- działa pod bieżącym nadzorem menedżera,
- świadczy usługi w miejscu wyznaczonym przez firmę,
- nie ma realnej swobody organizacyjnej i nie ponosi rzeczywistego ryzyka gospodarczego.
W takim układzie laptop, telefon czy samochód nie są głównym problemem. Mogą jednak wzmacniać ogólny obraz zależności organizacyjnej, jeżeli cała relacja funkcjonuje w praktyce jak klasyczne zatrudnienie.
Czy firma może bezpiecznie przekazać sprzęt współpracownikowi na B2B?
Tak, ale warto zrobić to w sposób uporządkowany i dobrze udokumentowany. Najlepiej, aby zasady korzystania ze sprzętu wynikały z umowy B2B, załącznika albo osobnego protokołu przekazania.
W praktyce warto zadbać w szczególności o:
- wskazanie, dlaczego dany sprzęt jest potrzebny do wykonania usług,
- protokół przekazania zawierający numery seryjne i opis stanu urządzenia,
- jasne zasady korzystania ze sprzętu, w tym zakaz albo ograniczenia użytku prywatnego,
- obowiązek zwrotu sprzętu po zakończeniu współpracy,
- odpowiedzialność za utratę, uszkodzenie lub nieuprawnione użycie,
- zasady dostępu do systemów, aplikacji i danych klienta.
* * *
Udostępnienie sprzętu współpracownikowi na B2B nie jest zakazane i samo w sobie nie przesądza o istnieniu stosunku pracy. Może jednak zwiększać ryzyko, jeżeli towarzyszą mu inne elementy typowe dla zatrudnienia pracowniczego: podporządkowanie, stałe godziny pracy, osobiste wykonywanie zadań, brak samodzielności organizacyjnej oraz brak realnego ryzyka gospodarczego po stronie wykonawcy.
Sprzęt firmowy powinien być udostępniany w jasno określonym celu, na udokumentowanych zasadach i jako narzędzie potrzebne do prawidłowego wykonania usługi.
Czy w Twojej organizacji istotną część zespołu stanowią osoby współpracujące w oparciu o umowy B2B? Chcesz mieć pewność, że Twoja firma jest bezpieczna i nie musi obawiać się kontroli PIP?
Jako doradca podatkowy i partner w SOLVEO z powodzeniem zabezpieczam interesy klientów podczas kontroli. Wiem, jak zapewnić bezpieczeństwo i skutecznie zadbać o interes przedsiębiorców – mam w tym ponad 20-letnie doświadczenie.
Chcesz przygotować się na wizytę inspektorów PIP i mieć temat B2B pod kontrolą?
Zacznij od rozwiązania krótkiego, 10-minutowego testu #B2BpodKontrolą, przygotowanego przez ekspertów i ekspertki SOLVEO – dzięki temu szybko oszacujesz poziom bezpieczeństwa w obszarze B2B w Twojej organizacji.
