Reforma uprawnień Państwowej Inspekcji Pracy istotnie zwiększa znaczenie prawidłowego ukształtowania współpracy z osobami świadczącymi usługi w modelu B2B. Od 8 lipca 2026 r. inspektorzy PIP mają zyskać kompetencje do oceny, czy umowa B2B rzeczywiście odzwierciedla współpracę dwóch niezależnych przedsiębiorców, czy też w praktyce nosi cechy stosunku pracy.
Jednym z obszarów, który może podlegać szczególnej analizie, jest sposób ponoszenia kosztów związanych z wykonywaniem usług. Jeżeli znaczna część wydatków kontraktora na B2B jest finansowana przez zlecającego, może to stanowić argument przemawiający za brakiem rzeczywistej samodzielności wykonawcy.
Kto powinien ponosić koszty w relacji B2B?
Z perspektywy prawa podatkowego, ubezpieczeń społecznych oraz prawa pracy jedną z podstawowych cech działalności gospodarczej jest samodzielność podmiotu, który ją wykonuje. Kontraktor na B2B powinien – co do zasady – organizować swoją działalność we własnym zakresie, korzystać z własnego zaplecza technicznego i organizacyjnego oraz ponosić ryzyko gospodarcze związane ze świadczeniem usług.
Ryzyko pojawia się w sytuacji, gdy Twoja organizacja zaczyna przejmować na siebie koszty, które w typowej relacji pomiędzy przedsiębiorcami powinny obciążać osobę na B2B (usługodawcę). Może to dotyczyć w szczególności zapewnienia komputera, telefonu, samochodu, stanowiska pracy, finansowania dojazdów, kosztów eksploatacyjnych albo innych wydatków związanych z bieżącym wykonywaniem usług.
WAŻNE! Takie okoliczności mogą osłabiać argumentację, że kontraktor działa jako niezależny przedsiębiorca prowadzący działalność na własny rachunek i ryzyko.
Koszty kontraktora na B2B – gdzie powstaje ryzyko?
Jeżeli Twoja firma zapewnia osobie na B2B narzędzia pracy oraz finansuje wydatki niezbędne do wykonywania usług, może to zostać uznane za jeden z elementów wskazujących na ograniczoną samodzielność wykonawcy.
Zgodnie bowiem z art. 5b ustawy o PIT, za pozarolniczą działalność gospodarczą nie uznaje się czynności, jeżeli wykonujący je nie ponosi ryzyka gospodarczego związanego z prowadzoną działalnością, a jednocześnie czynności te są wykonywane pod kierownictwem oraz w miejscu i czasie wyznaczonym przez zlecającego.
Podobny kierunek wynika z art. 15 ust. 3 pkt 3 ustawy o VAT, który odnosi się do samodzielności działalności gospodarczej, w tym do warunków wykonywania czynności, sposobu ustalania wynagrodzenia oraz odpowiedzialności wobec osób trzecich.
W praktyce oznacza to, że organy mogą analizować nie tylko treść zawartej umowy, ale też rzeczywisty sposób wykonywania współpracy. Jeżeli kontraktor nie ponosi własnych kosztów, korzysta głównie z zasobów zlecającego i funkcjonuje w jego strukturze organizacyjnej w sposób zbliżony do pracownika, ryzyko zakwestionowania modelu B2B istotnie wzrasta.
Czy każdy koszt finansowany przez firmę generuje ryzyko?
Nie każde udostępnienie sprzętu lub pokrycie określonego wydatku musi automatycznie prowadzić do negatywnych konsekwencji. W wielu branżach przekazanie kontraktorowi komputera, dostępów systemowych, specjalistycznego oprogramowania lub określonych narzędzi może wynikać z uzasadnionych potrzeb biznesowych, wymogów bezpieczeństwa danych, ochrony tajemnicy przedsiębiorstwa albo standardów obowiązujących u danego zlecającego.
Istotne jest jednak, aby takie działania miały konkretne uzasadnienie i były odpowiednio uregulowane w umowie. Ryzyko wzrasta w szczególności wtedy, gdy finansowanie kosztów kontraktora staje się stałym i szerokim elementem współpracy, bez wyraźnego powiązania z charakterem świadczonych usług.
Inaczej należy oceniać sytuację, w której firma udostępnia sprzęt wyłącznie ze względów technicznych, organizacyjnych lub bezpieczeństwa, a inaczej przypadek, w którym przejmuje na siebie większość kosztów działalności kontraktora. W tym drugim wariancie może powstać wątpliwość, czy wykonawca rzeczywiście prowadzi samodzielną działalność gospodarczą, czy raczej wykonuje zadania przy wykorzystaniu zaplecza w pełni zorganizowanego przez zlecającego.
Zakwestionowanie umowy B2B przez PIP – jakie mogą być konsekwencje?
Zakwestionowanie relacji B2B może wiązać się z istotnymi konsekwencjami podatkowymi, składkowymi i organizacyjnymi. Po stronie Twojej firmy może powstać ryzyko odpowiedzialności za niepobrane zaliczki na PIT, zaległe składki na ubezpieczenia społeczne i zdrowotne, odsetki, a także ryzyko zakwestionowania prawa do zaliczenia wydatków wynikających z faktur kontraktora do kosztów uzyskania przychodów.
Dodatkowe ryzyka mogą pojawić się również na gruncie VAT. Jeżeli dana relacja zostanie uznana za niespełniającą przesłanek samodzielnej działalności gospodarczej, może powstać wątpliwość co do prawa do odliczenia podatku naliczonego z faktur wystawianych przez kontraktora.
Jak ograniczyć ryzyko?
W pierwszej kolejności warto przeanalizować, czy ponoszenie kosztów na rzecz kontraktorów ma rzeczywiste i możliwe do wykazania uzasadnienie biznesowe. Jeżeli firma udostępnia sprzęt, narzędzia, dostęp do systemów albo pokrywa określone wydatki, powinno być jasne, dlaczego jest to konieczne oraz jaki ma związek z zakresem świadczonych usług.
Równie istotne jest odpowiednie ukształtowanie postanowień umownych. Umowa powinna wskazywać, że kontraktor działa samodzielnie, ponosi odpowiedzialność za rezultat lub należyte wykonanie usług oraz samodzielnie organizuje swoje zaplecze techniczne i operacyjne.
Finansowanie określonych kosztów przez zlecającego nie powinno prowadzić do wrażenia, że kontraktor jest traktowany analogicznie jak pracownik. Im większy zakres kosztów przejmowanych przez firmę, tym większe znaczenie ma właściwe uzasadnienie biznesowe, dokumentacja oraz spójność pomiędzy treścią umowy a faktycznym sposobem wykonywania współpracy.
* * *
Czy w Twojej organizacji istotną część zespołu stanowią osoby współpracujące w oparciu o umowy B2B? Chcesz mieć pewność, że Twoja firma jest bezpieczna i nie musi obawiać się kontroli PIP?
Jako doradca podatkowy i partner w SOLVEO z powodzeniem zabezpieczam interesy klientów podczas kontroli. Wiem, jak zapewnić bezpieczeństwo i skutecznie zadbać o interes przedsiębiorców – mam w tym ponad 20-letnie doświadczenie.
Chcesz przygotować się na wizytę inspektorów PIP i mieć temat B2B pod kontrolą?
Zacznij od rozwiązania krótkiego, 10-minutowego testu #B2BpodKontrolą, przygotowanego przez ekspertów i ekspertki SOLVEO – dzięki temu szybko oszacujesz poziom bezpieczeństwa w obszarze B2B w Twojej organizacji.
