Udostępnianie samochodów służbowych współpracownikom B2B stało się w wielu organizacjach codzienną praktyką. Sam fakt przekazania pojazdu kontraktorowi nie jest niczym nadzwyczajnym i nie oznacza automatycznie powstania ryzyka prawnego czy podatkowego.
Problemy mogą pojawić się jednak wtedy, gdy samochód jest udostępniany kontraktorowi na dokładnie takich samych zasadach jak pracownikowi etatowemu – bez odrębnych regulacji, wyłącznie na podstawie regulaminu floty obowiązującego wszystkich użytkowników pojazdów.
Dlaczego wspólny regulamin floty może być problemem?
W wielu firmach pracownicy i kontraktorzy korzystają z tych samych samochodów służbowych, kart paliwowych oraz identycznych zasad eksploatacji pojazdów. Z organizacyjnego punktu widzenia jest to rozwiązanie wygodne i proste do wdrożenia.
Z perspektywy podatkowej oraz planowanych zmian dotyczących kontroli Państwowej Inspekcji Pracy takie rozwiązanie może jednak budzić wątpliwości. W określonych okolicznościach może wpływać zarówno na sposób rozliczania kosztów i podatku VAT, jak również zwiększać ryzyko zakwestionowania charakteru współpracy B2B.
Gdzie pojawia się ryzyko?
Brak odrębnych zasad korzystania z samochodu przez kontraktora może prowadzić do dwóch rodzajów ryzyka.
Pierwszym z nich są kwestie podatkowe. Nieodpowiednio uregulowane udostępnienie pojazdu może wpływać na możliwość odliczenia podatku VAT, rozliczania kosztów eksploatacyjnych czy powstania przychodu z tytułu nieodpłatnych świadczeń po stronie kontraktora.
Drugim obszarem jest ryzyko reklasyfikacji współpracy B2B na stosunek pracy. Jeżeli kontraktor korzysta z samochodu, kart flotowych i innych narzędzi dokładnie na takich samych zasadach jak pracownik, może to wzmocnić obraz jego organizacyjnego podporządkowania wobec firmy. To właśnie takie okoliczności bywają analizowane podczas kontroli PIP.
Tooling czy najem?
Nie istnieje jedno rozwiązanie odpowiednie dla każdej organizacji. Model udostępniania pojazdu powinien być dostosowany do rzeczywistego sposobu korzystania z samochodu.
Jeżeli auto ma służyć wyłącznie do wykonywania usług na rzecz zlecającego, warto rozważyć zawarcie umowy toolingu. W takim modelu kontraktor korzysta z pojazdu jedynie w celu realizacji kontraktu, a samochód nie jest przeznaczony do celów prywatnych.
Jeżeli natomiast firma dopuszcza możliwość prywatnego korzystania z pojazdu, bardziej odpowiednim rozwiązaniem może być umowa najmu. Taki model pozwala lepiej uporządkować zasady współpracy, a jednocześnie może przynosić korzystniejsze skutki podatkowe dla organizacji.
Kluczowa jest spójność
Samo przekazanie samochodu kontraktorowi nie stanowi problemu. O bezpieczeństwie współpracy decyduje przede wszystkim to, czy sposób korzystania z pojazdu odpowiada zapisom umowy oraz czy przyjęty model został właściwie udokumentowany.
Im bardziej praktyka współpracy jest spójna z przyjętymi rozwiązaniami, tym łatwiej wykazać, że strony rzeczywiście łączy relacja pomiędzy dwoma niezależnymi przedsiębiorcami.
Czy Twoja organizacja bezpiecznie udostępnia samochody kontraktorom?
Jeżeli współpracownicy B2B korzystają w Twojej firmie z samochodów służbowych, warto sprawdzić, czy obecny model nie generuje niepotrzebnych ryzyk podatkowych lub związanych z reklasyfikacją współpracy.
Chcesz przygotować się na wizytę inspektorów PIP i mieć temat B2B pod kontrolą?
Rozpocznij od rozwiązania krótkiego, 10-minutowego testu #B2BpodKontrolą, przygotowanego przez ekspertów i ekspertki SOLVEO. Dzięki niemu szybko ocenisz poziom bezpieczeństwa współpracy B2B w swojej organizacji.
