Czy w Twojej firmie członkowie zarządu świadczą usługi w modelu B2B? A może Twoja organizacja korzysta ze stałej obsługi w zakresie IT? Z dalszej części tego artykułu dowiesz się, jak zabezpieczyć możliwość uwzględnienia w kosztach podatkowych wydatków na takie usługi i odliczenia od nich VAT – ograniczając przy tym ryzyko reklasyfikacji umów B2B na umowy o pracę.
Z uwagi na fakt, że niebawem wejdą w życie nowe przepisy reformujące kompetencje Państwowej Inspekcji Pracy, współpraca oparta na stosunku B2B stała się przedmiotem szczególnej uwagi. Chodzi tu przede wszystkim o ryzyko reklasyfikacji umowy na stosunek pracy i wiążące się z tym konsekwencje na gruncie ubezpieczeń społecznych i prawa podatkowego.
Istotnym zagadnieniem, które wymaga uwzględnienia przy tego rodzaju umowach, jest ryzyko zakwestionowania prawa do odliczenia podatku VAT oraz zaliczenia wydatków do kosztów uzyskania przychodów. Ryzyko to może wystąpić zwłaszcza w sytuacji, gdy usługi świadczone przez kontraktora B2B mają charakter niematerialny, a sposób ich wykonania nie został udokumentowany w wystarczającym stopniu.
Usługi niematerialne – czyli jakie?
Choć ustawy podatkowe nie definiują tego pojęcia, w praktyce przyjmuje się, że chodzi o usługi bez fizycznego rezultatu. W szczególności takie usługi nie wiążą się z przesunięciem, dostawą lub magazynowaniem towarów lub innym materialnym efektem. Ich istota sprowadza się więc do działań o charakterze intelektualnym i organizacyjnym.
Przykładami usług niematerialnych są m.in. usługi doradcze, marketingowe, księgowe oraz szkoleniowe, jak również świadczenia polegające na wsparciu funkcjonowania przedsiębiorstwa, takie jak koordynacja i zarządzanie na poziomie centralnym, obsługa prawna, usługi informatyczne czy przygotowywanie i wdrażanie strategii rozwoju.
Dokumentowanie usług niematerialnych – czy wystarczy sama faktura?
Cóż, praktyka podatkowa pokazuje, że sama faktura wystawiona przez kontraktora na B2B – w przypadku świadczenia przez niego usług niematerialnych – może nie być wystarczająca dla udowodnienia ich rzeczywistego wykonania.
Jak wskazał chociażby – w odniesieniu do prawa do odliczenia podatku naliczonego z faktur dokumentujących usługi niematerialne – Naczelny Sąd Administracyjny w wyroku z 18 czerwca 2025 r. (sygn. I FSK 412/22): „W orzecznictwie sądów administracyjnych jednolicie podkreśla się, że dysponowanie przez podatnika jedynie fakturami i oświadczeniami stron o wykonaniu usług niematerialnych, nie jest wystarczające do uznania, że usługi takie były rzeczywiście świadczone. Usługi niematerialne z uwagi na ich charakter powinny być dokumentowane w sposób, który pozwoli na niebudzącą wątpliwości identyfikację ich realizacji. W transakcjach dotyczących tego typu usług podatnik powinien zachować szczególną przezorność przy dokumentowaniu ich wykonania, by później możliwe było wykazanie ich zaistnienia”.
Z podobnymi orzeczeniami można spotkać się również na gruncie CIT (w zakresie prawa do zaliczenia tego rodzaju wydatków do kosztów uzyskania przychodów). W wyroku z 5 marca 2025 r. (sygn. I SA/Łd 682/24) Wojewódzki Sąd Administracyjny w Łodzi uznał, że: „Usługi niematerialne należą do tej grupy usług, przy których należy szczególnie dbać o dowody, tym bardziej, gdy usługi takie świadczą podmioty powiązane. Ten rodzaj usług w sposób istotny wpływa na rozkład ciężaru dowodzenia faktu ich wykonania i poniesienia w związku z tym kosztów podatkowych – to podatnik, jako podmiot, który wlicza w ciężar kosztów uzyskania przychodów wartość takich usług winien wykazać istnienie realnych dowodów potwierdzających ich wykonanie i związek pomiędzy wydatkiem a przychodem”.
Jak ograniczyć ryzyko?
Z przywołanych powyżej orzeczeń wynika, że dokumentacja, którą dysponuje podatnik w zakresie nabytych usług niematerialnych, jest bardzo istotna. Dlatego też w pierwszej kolejności warto zadbać o odpowiednie uregulowanie kwestii dokumentacyjnych już na etapie zawierania umowy B2B. Umowa powinna przewidywać obowiązek przygotowywania i przekazywania określonych materiałów potwierdzających wykonanie usług. Postanowienia w takim zakresie pozwalają bowiem uporządkować współpracę oraz zwiększają bezpieczeństwo podatkowe poprzez zapewnienie bieżącego tworzenia materiału dowodowego.
W zależności od charakteru świadczeń oraz możliwości naszych kontraktorów, dokumentacja ta powinna obejmować raporty z wykonanych prac, protokoły odbioru, zestawienia wykonanych czynności, harmonogramy realizacji projektu, podsumowania etapów prac, prezentacje, analizy, dokumentację projektową czy inne materiały robocze związane z realizacją usługi.
W przypadku usług o szczególnej specyfice mogą to być także np. makiety, projekty graficzne, wyniki analiz, dokumentacja techniczna, kod źródłowy (w przypadku usług IT), notatki ze spotkań, ustalenia projektowe lub potwierdzenia wykonania poszczególnych etapów prac.
Co jednak istotne, samo formalne ułożenie stosunku, nawet w odpowiedni sposób, nie jest wystarczające.
W dalszej kolejności zadbać należy o to, aby postanowienia umowne były faktycznie realizowane w praktyce, a przygotowywana dokumentacja była na bieżąco archiwizowana (również przez usługobiorcę). Istotne znaczenie ma w szczególności zachowywanie korespondencji e-mailowej z ustaleniami i efektami współpracy, otrzymywanych raportów, protokołów odbioru, materiałów projektowych oraz innych dokumentów pokazujących faktyczny przebieg świadczenia usług, a także ich rezultat.
Im więcej tego rodzaju materiałów zostanie zgromadzonych, tym bardziej ograniczone będzie ryzyko ewentualnego zakwestionowania dokonanych odliczeń VAT oraz ujętych kosztów podatkowych.
Reklasyfikacja umowy B2B na umowę o pracę – jak temu zapobiec?
Omówione wyżej postanowienia będą zarazem istotnie ograniczały ryzyko na gruncie potencjalnej reklasyfikacji kontraktów B2B na umowy o pracę.
Model współpracy oparty na weryfikacji rezultatów, ocenie jakości efektów oraz ich dokumentowaniu jest charakterystyczny dla stosunków cywilnoprawnych, w tym kontraktów B2B. Natomiast w relacjach pracowniczych – co do zasady – nie występuje potrzeba aż tak sformalizowanego dokumentowania efektów wykonywanej pracy.
W konsekwencji właściwie skonstruowane mechanizmy raportowania oraz odbioru prac mogą stanowić dodatkowy element ograniczający ryzyko potencjalnej reklasyfikacji umowy jako stosunku pracy – w szczególności w przypadkach, gdy nasi współpracownicy na B2B świadczą usługi wyłącznie dla naszej firmy.
* * *
Czy w Twojej organizacji istotną część zespołu stanowią osoby współpracujące w oparciu o umowy B2B? Chcesz mieć pewność, że Twoja firma jest bezpieczna i nie musi obawiać się kontroli PIP?
Jako doradca podatkowy i partner w SOLVEO z powodzeniem zabezpieczam interesy klientów podczas kontroli. Wiem, jak zapewnić bezpieczeństwo i skutecznie zadbać o interes przedsiębiorców – mam w tym ponad 20-letnie doświadczenie.
Chcesz przygotować się na wizytę inspektorów PIP i mieć temat B2B pod kontrolą?
Zacznij od rozwiązania krótkiego, 10-minutowego testu #B2BpodKontrolą, przygotowanego przez ekspertów i ekspertki SOLVEO – dzięki temu szybko oszacujesz poziom bezpieczeństwa w obszarze B2B w Twojej organizacji.
