Kwestia właściwego udokumentowania świadczonych usług niematerialnych od dawna pozostaje kością niezgody między podatnikami a organami podatkowymi. Powodem tych sporów jest brak szczególnych regulacji ustawowych, które odpowiadałyby na pytanie w jaki sposób podatnik powinien udowadniać, że dana usługa niematerialna rzeczywiście została wykonana. Daje to fiskusowi szerokie pole manewru w kwestionowaniu wydatków poniesionych na nabycie takich usług, pod kątem zaliczania ich do kosztów uzyskania przychodu. Na szczęście, sądy administracyjne niejednokrotnie stoją na straży racjonalności i dostrzegają bezbronność przedsiębiorców.
Przykładem takiej sytuacji jest, uzyskany przez klienta SOLVEO, wyrok Wojewódzkiego Sądu Administracyjnego w Gdańsku (sygn. I SA/Gd 188/23), który w dniu 27 czerwca 2023 r. zgodził się z argumentacją podatnika, stając po jego stronie. Sprawa dotyczyła kontroli, którą organ przeprowadził u jednego z przedsiębiorców nabywającego usługi doradztwa. Zdaniem fiskusa, podatnik bezpodstawnie zaliczył do kosztów uzyskania przychodu wydatki na nabycie wspomnianych wyżej usług. Swoje stanowisko fiskus uzasadnił niewystarczającym i zbyt ogólnikowym ich udokumentowaniem, co zdaniem organu podważyło wiarygodność tego, że świadczenie w ogóle miało miejsce.
Spółka nie zgodziła się z decyzją organu, wskazując mu szereg nieprawidłowości. Kardynalny zarzut podniesiony przez nas dotyczył specyficznego charakteru usług doradztwa. W praktyce bowiem ciężko jest zgromadzić odpowiednią ilość niepodważalnych dowodów na to, że taka usługa została wykonana i miała wystarczający związek z powstaniem przychodu. O ile sporządzenie rozległej analizy w formie pisemnej nie budzi niczyjej wątpliwości, to jak udokumentować wykonywane wielokrotnie w branży doradczej konsultacje telefoniczne lub ustne podczas spotkań biznesowych? Na to pytanie organ nie odpowiedział, nie wyjaśniając także w sposób rzeczowy dlaczego pominął wnioski podatnika o przeprowadzenie dowodu z przesłuchań świadków oraz opinii biegłego. Zgodnie zaś z art. 180 § 1 ordynacji podatkowej „Jako dowód należy dopuścić wszystko, co może przyczynić się do wyjaśnienia sprawy, a nie jest sprzeczne z prawem”.
Powyższe nieprawidłowości dostrzegł również skład orzekający. WSA wskazał także na fakt, że organ podatkowy kwestionując dokumentację przedstawioną przez podatnika, nie wyjaśnił jakie warunki według niego powinny spełniać zgromadzone dowody. Zdaniem sądu „Nie można pozbawiać podatnika możliwości udowodnienia okoliczności mających wpływ na skorzystanie z przysługującego mu uprawnienia, za pomocą każdego prawnie dopuszczalnego dowodu zwłaszcza, jeżeli przepisy prawa nie zawierają normatywnie określonych wymogów dokumentowania wydatków ponoszonych na nabycie usług doradczych”.
Sąd wyraził także przekonanie, że „nie można podatnikowi stawiać absurdalnych, niemożliwych do spełnienia i nieracjonalnych z punktu widzenia prowadzenia działalności gospodarczej wymogów każdorazowego potwierdzania faktu wykonania usługi, poprzez nałożenie obowiązku gromadzenia materialnych dowodów, nawet w sytuacji, gdy z praktycznego punktu widzenia jest to trudne do wykonania lub wręcz niemożliwe„. W konsekwencji podzielając przedstawione przez nas zarzuty, WSA w Gdańsku uchylił decyzję organu, skutkiem czego jest powyższy wyrok.
