Wejście w życie obowiązkowego KSeF nie zmieni sposobu dokumentowania rabatów pośrednich – nadal mogą być one dokumentowane notami księgowymi wystawianymi poza systemem. Potwierdza to najnowsza interpretacja Dyrektora KIS.
Czego dotyczyła sprawa?
Producent sprzedaje towary do hurtowni, a te dalej do detalistów. Detaliści biorą udział w długookresowym programie premiowym: po osiągnięciu określonych poziomów sprzedaży otrzymują od producenta premię finansową – zwrot części ceny, mimo że nie kupują bezpośrednio od niego. Premia ta ma charakter rabatu pośredniego, przyznawanego „dalej w łańcuchu” w zamian za określone wyniki sprzedaży.
Dlaczego nota, a nie faktura
Organ przypomina, że faktura dokumentuje odpłatną dostawę towarów lub świadczenie usług – czyli czynność opodatkowaną VAT, ze zidentyfikowanym beneficjentem świadczenia i bezpośrednim związkiem między świadczeniem a zapłatą. Rabat pośredni nie jest odrębną dostawą ani usługą, lecz rozliczeniem ceny (obniżeniem podstawy opodatkowania) w rozumieniu art. 29a ustawy o VAT. Taki przepływ nie jest czynnością opodatkowaną, więc nie wymaga faktury i może być dokumentowany notą księgową (obciążeniową/uznaniową).
KSeF a dokumentowanie rabatów pośrednich
Obowiązek wystawiania faktur ustrukturyzowanych dotyczy wyłącznie faktur w rozumieniu ustawy, a więc dokumentów potwierdzających sprzedaż (dostawę towarów, świadczenie usług) wskazaną w art. 106b. Noty księgowe nie są fakturami i nie dokumentują czynności opodatkowanych, dlatego pozostają poza zakresem KSeF. Organ wprost wskazuje, że ani przepisy obowiązujące przed 1 lutego 2026 r., ani te obowiązujące po tej dacie, nie nakładają obowiązku wystawiania not księgowych w KSeF.
Wniosek praktyczny dla podatników
Po wejściu KSeF rabaty pośrednie nadal mogą (i powinny) być dokumentowane notami księgowymi wystawianymi poza systemem przez detalistów na rzecz producenta po zakończeniu okresu rozliczeniowego. Dla celów VAT kluczowe jest, by dokumentacja (nota + ustalenia programowe) pozwalała wykazać zasadność obniżenia podstawy opodatkowania po stronie producenta oraz korektę podatku naliczonego po stronie detalisty – ale sam KSeF nie zmienia dotychczasowego modelu dokumentowania takich rozliczeń.
