Znamy już projekt przepisów tzw. KSeF 2.0. Projekt, który był przedmiotem wielomiesięcznych konsultacji. Możemy z przekonaniem graniczącym z pewnością przyjąć, że KSEF wejdzie więc w życie – już od 1 lutego 2026 r. (punktowo od 1 kwietnia 2026 r.).
Co nowego Ministerstwo Finansów dodało do projektu przepisów KSeF? Krótko to podsumujmy:
- Przede wszystkim, daty wejścia w życie. Nie zmieniły się one i stanowią odpowiednio 1 lutego 2026 r. i 1 kwietnia 2026 r. Kryterium rozróżniającym jest wartość sprzedaży – trzeba ustalić, czy przekroczyła kwotę 200 mln zł – ale uwaga, w 2024 r. a nie (tak jak było wcześniej planowane) w 2025 r. To ważna zmiana – już dziś można bowiem ustalić datę graniczną;
- Faktury B2C – wbrew wcześniejszym założeniom, można będzie wystawiać faktury ustrukturyzowane na rzecz konsumentów.
- Tryb offline – nowe przepisy zakładają stałą możliwość dobrowolnego stosowania przez podatników trybu „offline24”. Faktura offline musi być wystawiona zgodnie z wzorem faktury ustrukturyzowanej oraz przesłana niezwłocznie do KSeF, nie później niż w następnym dniu roboczym po jej wystawieniu. Przesłanie takiej faktury do KSeF jest niezbędne w celu przydzielenia jej numeru identyfikującego fakturę w KSeF.
- Załącznik – to nowość. Dotychczas, nie było mowy o przesyłaniu do KSeF załączników do faktur ustrukturyzowanych. Teraz można będzie to robić – funkcjonalność przesyłania faktury z załącznikiem ma być dostępna po złożeniu odpowiedniego zgłoszenia. Kto będzie mógł wystawiać załączniki? W teorii – każdy. Ale w praktyce zakres podmiotowy będzie pewnie ograniczony. W załączniku nie mogą znaleźć się np. treści reklamowe lub marketingowe.
- Testowanie – od 1 listopada 2025 r. resort finansów planuje udostępnić funkcjonalność obligatoryjnego KSeF na środowisku testowym. Tak, aby każdy mógł bezpiecznie sprawdzić, czy jego własny KSeF działa i ma się dobrze.
Najważniejsze jest jednak to, co się nie zmieniło. A nie zmieniły się najważniejsze założenia KSeF, znane już z pierwszych projektów. Nadal spodziewamy się więc wielkiego wyzwania i prawdziwej rewolucji systemowej i organizacyjnej. Trzeba więc nie tylko dobrze poznać założenia KSeF ale także zinwentaryzować dane na fakturach, zmapować procesy biznesowe ogólne (np. obiegu dokumentów, wystawiania faktur, odbierania faktur, akceptacji wydatków, dokonywania płatności) – ale też te mniej oczywiste poboczne (np. akceptacji wydatków służbowych i rozliczania podróży, rozliczania benefitów itp.). No i zadbać o technologiczne wsparcie wdrożenia.
