Mowa jest srebrem, ale milczenie – czasami jest złotem
Urzędnicy podczas kontroli pytają, a pracownicy – chętnie odpowiadają. Jest to zupełnie naturalne – warto jednak pamiętać, że kontrola to nie teleturniej „Jeden z dziesięciu”. Praktyka pokazuje, że zanadto rozbudowane wypowiedzi mogą przynieść więcej szkody niż pożytku. Gdy mówimy dużo, szczegółowo i – przede wszystkim – bez uprzedniego namysłu, może dojść do:
- niezamierzonego ujawnienia luk w firmowej dokumentacji,
- błędnej (i niekorzystnej dla przedsiębiorcy) interpretacji faktów przez kontrolujących,
- zwiększenia ryzyka sankcji finansowych,
- dodatkowego stresu dla zespołu i zarządu.
Urzędnik to nie zawsze Twój przyjaciel
Choć urzędnik może niekiedy sprawiać wrażenie przyjaznego rozmówcy, kontrola to formalna procedura, w której nie ma miejsca na swobodne rozmowy czy domysły. Nawet najbardziej niewinne komentarze, rzucone mimochodem „dla rozluźnienia atmosfery”, mogą zostać wykorzystane w oficjalnym kontekście.
Dlatego tak ważna jest dyscyplina komunikacyjna – najlepiej będzie, jeśli w imieniu firmy wypowiada się w czasie kontroli wyłącznie jedna, wyznaczona do tego osoba.
Ryzyko w toku kontroli – jak je skutecznie ograniczyć?
- Wyznacz osobę odpowiedzialną za kontakt z urzędnikami – od tej pory tylko ona odpowiada na pytania kontrolerów.
- Trzymaj się faktów – unikaj domysłów, komentarzy i dygresji.
- Przeszkol swoich pracowników – gdy do drzwi firmy zapukają urzędnicy, zespół powinien wiedzieć, że jego rolą nie jest wychodzenie przed szereg i rozmowy z kontrolującymi (chyba że zostaną do tego formalnie wezwani).
- Zapewnij wsparcie eksperta – osoba odpowiedzialna za kontakt w toku kontroli powinna znać przepisy i wewnętrzne procedury firmy.
Kluczowa zasada jest prosta: mniej znaczy więcej. Odpowiadaj tylko na zadane przez urzędników pytania, nie dopowiadaj, bądź merytoryczny, a domysły i własne interpretacje zachowaj dla siebie.
Kontrolę warto mieć… pod kontrolą
Kontrola podatkowa nie musi oznaczać chaosu. Jasne zasady, przygotowany zespół i odpowiedzialna komunikacja to najlepszy sposób, aby przejść przez nią spokojnie i bez komplikacji.
Zależy Ci na bezpieczeństwie i spokoju ducha w przypadku wszczęcia kontroli? Zapraszam Cię do śledzenia nowego cyklu SOLVEO dotyczącego kontroli podatkowych – #KontrolaPodKontrolą. Jako doradca podatkowy i partner w SOLVEO z powodzeniem zabezpieczam interesy klientów w sporach z fiskusem. Wiem, jak zapewnić bezpieczeństwo i skutecznie reprezentować podatników – mam w tym ponad 20-letnie doświadczenie. Zaczynałam „po drugiej stronie” – w organach podatkowych spędziłam 14 lat, w tym 6 lat jako Naczelnik Wydziału Kontroli w Urzędzie Kontroli Skarbowej w Gdańsku.
Tym doświadczeniem będę dzieliła się w każdy wtorek – tutaj, w Strefie Wiedzy SOLVEO oraz na swoim profilu na LinkedIn. Chcesz przygotować swoją firmę na wizytę urzędników i mieć kontrolę pod kontrolą?
Zapraszam do kontaktu: a.wojciechowska@solveoadvisory.pl / +48 513 135 724
