Kontrola = pytania
Kiedy do firmy wchodzi kontrola, prędzej czy później pojawią się pytania ze strony urzędnika. To naturalny element całego procesu. Kluczem jest jednak sposób, w jaki na te pytania odpowiadasz – bo od tego może zależeć przebieg i wynik całego postępowania.
Pytania? Na piśmie.
Najbardziej korzystna dla przedsiębiorcy jest sytuacja, w której urząd formułuje pytania na piśmie. Daje to czas na spokojną analizę dokumentów, konsultację z doradcą oraz przygotowanie wyważonych i precyzyjnych odpowiedzi. Taka forma komunikacji minimalizuje ryzyko pochopnych i nieprecyzyjnych wyjaśnień.
A co jeśli urzędnik zacznie zadawać pytania nagle i bez zapowiedzi? Masz pełne prawo poprosić o ich przedstawienie w formie pisemnej – to standardowa i całkowicie dopuszczalna praktyka.
Pytania ustne? Zachowaj ostrożność i pokerową twarz.
Zdarza się jednak, że urzędnik – zamiast wysyłać pisma – woli porozmawiać. W takim przypadku konieczna jest szczególna czujność. Dlaczego?
Kontrolujący mogą zapamiętać Twoje słowa inaczej, niż je wypowiedziałeś lub błędnie zinterpretować złożone przez Ciebie wyjaśnienia – a to prosta droga do poważnych komplikacji. Dlatego jeśli dojdzie do rozmowy ustnej, nadaj jej jasne ramy:
- w przypadku krótkich, prostych informacji – komunikuj się przez pełnomocnika, np. doradcę podatkowego,
- jeśli urzędnik chce wiedzieć więcej – optymalnym rozwiązaniem jest przesłuchanie, którego przebieg i treść zostają utrwalone w protokole.
Przesłuchanie – z pełnomocnikiem u boku
Choć przesłuchanie kojarzy się ze stresem, ma jedną istotną zaletę: to, co powiesz, zostaje spisane w protokole. Masz więc kontrolę nad tym, jak zostały zrozumiane Twoje słowa.
Dodatkowo podczas przesłuchania może towarzyszyć Ci pełnomocnik, który:
- dba o prawidłowy przebieg czynności,
- zadaje pytania,
- reaguje na nieścisłości w działaniach organu.
Kontrolę warto mieć… pod kontrolą
Kiedy kontroler zaczyna pytać – nie daj się zaskoczyć. Zachowaj pokerową twarz i pamiętaj, że Twoje słowa mają znaczenie. Najlepszą tarczą jest procedura: pytania na piśmie, obecność pełnomocnika i protokół z przesłuchania. Dzięki temu masz realny wpływ na to, jak zostaną odebrane Twoje wyjaśnienia.
Zależy Ci na bezpieczeństwie i spokoju ducha w przypadku wszczęcia kontroli? Zapraszam Cię do śledzenia nowego cyklu SOLVEO dotyczącego kontroli podatkowych – #KontrolaPodKontrolą. Jako doradca podatkowy i partner w SOLVEO z powodzeniem zabezpieczam interesy klientów w sporach z fiskusem. Wiem, jak zapewnić bezpieczeństwo i skutecznie reprezentować podatników – mam w tym ponad 20-letnie doświadczenie. Zaczynałam „po drugiej stronie” – w organach podatkowych spędziłam 14 lat, w tym 6 lat jako Naczelnik Wydziału Kontroli w Urzędzie Kontroli Skarbowej w Gdańsku.
Tym doświadczeniem będę dzieliła się w każdy wtorek – tutaj, w Strefie Wiedzy SOLVEO oraz na swoim profilu na LinkedIn. Chcesz przygotować swoją firmę na wizytę urzędników i mieć kontrolę pod kontrolą?
Zapraszam do kontaktu: a.wojciechowska@solveoadvisory.pl / +48 513 135 724
