Co może być dowodem w sprawie podatkowej?
Kontrole i postępowania podatkowe często budzą obawy podatników. Warto jednak pamiętać, że w takich sprawach kluczową rolę odgrywa materiał dowodowy, który może przedstawić zarówno organ podatkowy, jak i sam podatnik.
Zakres dopuszczalnych dowodów jest szeroki, a przepisy Ordynacji podatkowej przewidują zasadę swobodnej oceny dowodów oraz brak formalizmu – oznacza to, że dowodem może być praktycznie każdy nośnik informacji, który pomaga ustalić stan faktyczny.
Jakie dowody są najczęściej wykorzystywane w postępowaniu podatkowym?
Dokumenty księgowe i finansowe
Do podstawowych dowodów należą wszelkie dokumenty potwierdzające zdarzenia gospodarcze, tj. między innymi:
- faktury, rachunki i paragony,
- umowy cywilnoprawne i kontrakty,
- potwierdzenia przelewów,
- wyciągi bankowe,
- ewidencje księgowe,
- JPK i rejestry VAT.
Dokumenty urzędowe i korespondencja
Organ podatkowy może sięgnąć także po:
- pisma urzędowe,
- deklaracje i zeznania podatkowe,
- oświadczenia złożone przez podatnika,
- korespondencję handlową – również w formie elektronicznej.
Zeznania świadków i wyjaśnienia stron
W wielu sprawach kluczową rolę odgrywają:
- zeznania pracowników, kontrahentów lub innych osób posiadających wiedzę o sprawie,
- wyjaśnienia podatnika dotyczące przebiegu zdarzeń gospodarczych.
Opinie biegłych
W sytuacjach wymagających specjalistycznej wiedzy organ może powołać eksperta – na przykład do wyceny wartości nieruchomości, analizy dokumentacji technicznej czy interpretacji skomplikowanych danych finansowych.
Dowody elektroniczne
Współczesne postępowania podatkowe często opierają się także na danych cyfrowych, takich jak np.:
- korespondencja e-mail,
- zapisy z systemów księgowych,
- dane z chmury,
- pliki elektroniczne JPK.
Nagrania audio i wideo oraz zdjęcia
Jeżeli mają znaczenie dla sprawy i zostały pozyskane zgodnie z prawem, nic nie stoi na przeszkodzie, aby stanowiły one ważny element materiału dowodowego.
Zasada swobodnej oceny dowodów
Organ podatkowy ocenia dowody nie według sztywnych reguł, ale zgodnie z zasadą swobodnej oceny – jednak z zachowaniem logiki, z zastosowaniem doświadczenia życiowego oraz przy uwzględnieniu całokształtu okoliczności sprawy. Warto przy tym zaznaczyć, że nie obowiązuje hierarchia dowodów. Oznacza to na przykład, że zeznania świadka mogą być równie ważne jak dokument księgowy – jeśli pozwalają na wyjaśnienie istotnych wątpliwości.
Dlaczego warto samodzielnie przedstawić dowody?
Podatnik ma pełne prawo uczestniczyć w postępowaniu, zgłaszać wnioski dowodowe i przedstawiać dodatkowe dokumenty czy wyjaśnienia. Często to właśnie aktywność podatnika pozwala:
- przyspieszyć postępowanie,
- wykazać zasadność kosztów,
- obalić niekorzystne ustalenia organu oraz
- uniknąć dodatkowego zobowiązania lub sankcji.
Aktywna postawa podatnika – ale „z głową”
W toku kontroli czy postępowania podatkowego bierność to najgorsze rozwiązanie. Warto być aktywnym i korzystać z posiadanych uprawnień – także w zakresie zgłaszania wniosków dowodowych – ale „z głową”. Postępowanie podatkowe to rozgrywka prowadzona z fiskusem, w której to „druga strona” ma przewagę proceduralną. Przedstawianie dokumentów i składanie wyjaśnień z własnej inicjatywy – ale bez zastanowienia i kompleksowego planu – może przynieść więcej szkody niż pożytku.
Chcesz mieć pewność, że Twoje interesy w toku kontroli lub postępowania podatkowego są zabezpieczone? Obawiasz się, że nieznajomość procedur i brak doświadczenia sprawią, że postępowanie zakończone zostanie niekorzystną dla Ciebie decyzją? Jako doradca podatkowy i partner w SOLVEO z powodzeniem zabezpieczam interesy klientów podczas kontroli i postępowań. Wiem, jak zapewnić bezpieczeństwo i skutecznie reprezentować podatników – mam w tym ponad 20-letnie doświadczenie. Zaczynałam „po drugiej stronie” – w organach podatkowych spędziłam 14 lat, w tym 6 lat jako Naczelnik Wydziału Kontroli w Urzędzie Kontroli Skarbowej w Gdańsku.
Tym doświadczeniem dzielę się w każdy wtorek – tutaj, w Strefie Wiedzy SOLVEO oraz na swoim profilu na LinkedIn. Chcesz przygotować się na wizytę urzędników i mieć kontrolę pod kontrolą?
Zapraszam do kontaktu: a.wojciechowska@solveoadvisory.pl / +48 513 135 724
