Dostajesz wezwanie – i co dalej?
Wezwanie z urzędu? To normalne, że budzi obawy i niepokój. Warto jednak powściągnąć emocje i zamiast panikować – skupić się na kompleksowym przygotowaniu. O czym warto w tym kontekście pamiętać? Przejdźmy przez to razem, krok po kroku.
Krok nr 1 | Zachowaj spokój i uważnie przeczytaj wezwanie
Pierwsza reakcja na pismo z urzędu to – najczęściej – stres. Tymczasem najważniejsze jest to, aby dokładnie przeanalizować otrzymany dokument. Zwróć szczególną uwagę na:
- zakres kontroli,
- dokumenty i informacje, których oczekuje od Ciebie organ,
- terminy na udzielenie odpowiedzi i udostępnienie materiałów.
Dzięki temu unikniesz sytuacji, w której gorączkowo i na ostatnią chwilę będziesz zbierać wymagane przez organ dane. Sprawdź też, czy urząd nie żąda przypadkiem dokumentów wykraczających poza wskazany w wezwaniu zakres kontroli.
Krok nr 2 | Przygotuj dokumenty i informacje
Gdy już wiesz, czego oczekuje od Ciebie urząd, zbierz wszystkie wymagane materiały, upewniając się, że są kompletne, czytelne i uporządkowane. W zależności od charakteru kontroli mogą to być m.in.:
- księgi rachunkowe i ewidencje podatkowe,
- faktury, umowy i raporty finansowe,
- wewnętrzne procedury i regulaminy.
Dobrze przygotowane dokumenty ułatwią współpracę z kontrolerami i przyspieszą cały proces.
Krok nr 3 | Wyznacz osobę kontaktową lub pełnomocnika
W toku kontroli kluczowy jest prawidłowy przepływ informacji. W związku z tym rekomendujemy, żeby komunikacja z urzędnikami odbywała się przez jedną, wyznaczoną do tego osobę.
Jaką? Jeżeli to możliwe, na tym etapie do gry powinien wejść profesjonalny pełnomocnik. Dzięki temu firma uniknie nieporozumień, przekazywania organowi sprzecznych informacji i – co najważniejsze – ryzyka „mówienia za dużo”.
Krok nr 4 | Skorzystaj ze wsparcia ekspertów
Skomplikowane przepisy, ciągle zmieniająca się praktyka i zawiła procedura… W tym podatkowym gąszczu warto mieć doświadczonego przewodnika. Ekspert – doradca podatkowy lub prawnik – pomoże w interpretacji odpowiednich regulacji, przygotuje odpowiedzi na pytania urzędników i doradzi, jak zachować się w sytuacjach spornych.
Krok nr 5 | Dokumentuj przebieg kontroli
Przezorny zawsze ubezpieczony – dlatego warto prowadzić notatki z przebiegu kontroli oraz gromadzić kopie wszystkich przekazanych dokumentów i korespondencji. Pozwala to:
- zachować pełną kontrolę nad procesem,
- szybko reagować w razie nieporozumień,
- lepiej przygotować się do ewentualnego odwołania.
A przede wszystkim – zachowaj profesjonalizm i spokój
Kontrolerzy działają według określonych procedur i ich celem jest weryfikacja zgodności działania Twojej firmy z przepisami, a nie „polowanie” na przedsiębiorców. Dlatego warto postawić na spokojną, rzeczową komunikację i pełną współpracę – to najlepsza droga do sprawnego zakończenia kontroli.
Kontrolę warto mieć… pod kontrolą
Wezwanie z urzędu to nie koniec świata. Kluczem do opanowania sytuacji jest odpowiednie przygotowanie, porządek w dokumentach i skorzystanie ze wsparcia profesjonalistów. Dzięki temu kontrola powinna przebiec sprawnie, a Ty zminimalizujesz ryzyko kar, stresu i nieporozumień.
Zależy Ci na bezpieczeństwie i spokoju ducha w przypadku wszczęcia kontroli? Zapraszam Cię do śledzenia nowego cyklu SOLVEO dotyczącego kontroli podatkowych – #KontrolaPodKontrolą. Jako doradca podatkowy i partner w SOLVEO z powodzeniem zabezpieczam interesy klientów w sporach z fiskusem. Wiem, jak zapewnić bezpieczeństwo i skutecznie reprezentować podatników – mam w tym ponad 20-letnie doświadczenie. Zaczynałam „po drugiej stronie” – w organach podatkowych spędziłam 14 lat, w tym 6 lat jako Naczelnik Wydziału Kontroli w Urzędzie Kontroli Skarbowej w Gdańsku.
Tym doświadczeniem będę dzieliła się w każdy wtorek – tutaj, w Strefie Wiedzy SOLVEO oraz na swoim profilu na LinkedIn. Chcesz przygotować swoją firmę na wizytę urzędników i mieć kontrolę pod kontrolą?
Zapraszam do kontaktu: a.wojciechowska@solveoadvisory.pl / +48 513 135 724
