Przechowywanie dokumentacji księgowej jest problematyczną kwestią, która dotyka wielu przedsiębiorców. Źródłem kłopotów są przepisy podatkowe, które nie wyjaśniają sposobu oraz formy archiwizowania dokumentacji stanowiącej podstawę zaliczenia wydatków do kosztów podatkowych. Pojawiające się u przedsiębiorców wątpliwości w tym zakresie skłaniają ich do zwracania się z pytaniami do organów skarbowych, które mają je rozstrzygnąć.
Z takim właśnie problemem do fiskusa zgłosiła się spółka otrzymująca wiele faktur, faktur korygujących, not księgowych itd. Dokumentacja ta – dostarczana w formie papierowej – była pierwotnie podstawą zapisu operacji gospodarczych w księgach rachunkowych oraz zaliczania wydatków do kosztów podatkowych. Spółka archiwizowała otrzymane dokumenty w następujący sposób – skanowała je, a następnie dokonywała ich przechowania wyłącznie w formie elektronicznej. Papierowe oryginały były natomiast utylizowane.
To co stanowiło niepewność przedsiębiorcy dotyczyło możliwości zaliczenia wydatków do kosztów uzyskania przychodów przy stosowaniu wyżej opisanej metody archiwizacji. Zdaniem spółki w związku z tym, że przepisy ustawy o CIT nie regulują tego w jaki sposób należy przechowywać dowodów księgowych, toteż dokumenty źródłowe stanowiące podstawę do zapisów w księgach rachunkowych można przechowywać w dowolnej formie. W opinii podmiotu, brak dokumentu źródłowego w oryginale nie przekreśla z góry możliwości zaliczenia wydatku w poczet kosztów podatkowych.
Ku zdziwieniu podatnika Dyrektor KIS odmówił wydania interpretacji powołując się przy tym na to, że nie jest on uprawniony do wypowiadania się ws. mocy dowodowej dokumentów, jak również poprawności ich przechowywania. Jego punktu widzenia nie podzieliły jednak sądy administracyjne obu instancji. W uzasadnieniu wydanych orzeczeń podkreśliły one, że zamiarem spółki było otrzymanie odpowiedzi, czy posiadanie li tylko skanów dokumentów nie przekreśli jej prawa do zaliczenia wydatków do kosztów uzyskania przychodów. Sprawa zatem, jak wyjaśniły sądy, dotyczyła prawa do rozpoznania kosztów podatkowych, a w takiej sytuacji fiskus nie miał prawa do odmowy wydania interpretacji. W konsekwencji powyższego Dyrektorowi KIS nie pozostało nic innego tylko wydać interpretację indywidualną, w której uznaje on stanowisko spółki za prawidłowe. I tak właśnie się stało w dniu 27 marca 2023 r. (sygn. 0111-KDIB1-2.4010.166.2019.9.DP).
