Wielu podatników, przygotowując swoje systemy do wymogów Krajowego Systemu e-Faktur, szuka sposobu, aby z jednej strony spełnić obowiązki wobec KSeF, a z drugiej – zachować elastyczność w komunikacji z klientami (np. w zakresie formatu danych, układu pozycji czy dodatkowych informacji handlowych). Jednym z rozwiązań jest stosowanie tzw. dokumentów rozliczeniowych. Tego dotyczy nanjowsza interpretacja indywidualna Dyrektora KIS, 0113-KDIPT1-2.4012.55.2026.1.JS.
Czym jest Dokument Rozliczeniowy?
Zgodnie z podejściem przyjętym przez podatnika, dokument rozliczeniowy to w sumie taka faktura „po staremu”, z niewielkimi modyfikacjami. Oto bowiem dokument rozliczeniowy:
jest wysyłany klientowi równolegle z e-fakturą przesłaną do KSeF,
nie zawiera numeru ID KSeF,
posiada własny numer wewnętrzny i datę wystawienia,
odzwierciedla pozycje sprzedaży zgodne z e-fakturą w KSeF,
może zawierać dodatkowe dane handlowe, niewystępujące w samej e-fakturze,
nie jest oznaczony jako „Faktura VAT”,
zawiera wyraźną adnotację: „Dokument niniejszy nie stanowi podstawy do dokonywania rozliczeń na potrzeby podatku VAT”.
Taki dokument pełni wyłącznie funkcję informacyjną – pomaga klientowi zapoznać się ze szczegółami transakcji w uzgodnionym formacie (np. PDF, Excel, raport systemowy), ale nie zastępuje faktury.
Skutki podatkowe – brak obowiązku zapłaty VAT
Organ podatkowy potwierdził, że opisany dokument rozliczeniowy nie stanowi faktury w rozumieniu ustawy o VAT. Skoro nie jest fakturą:
nie wywołuje skutków w VAT,
nie generuje obowiązku zapłaty podatku na podstawie art. 108 ust. 1 ustawy o VAT,
nie wpływa na terminy rozliczenia podatku (stosuje się je do faktycznej faktury w KSeF).
Kluczowe jest, aby dokument rozliczeniowy był jednoznacznie odróżniony od faktury: zarówno treścią (brak VAT, brak ID KSeF), jak i adnotacjami oraz nazewnictwem.
Obowiązek wystawienia e-faktury pozostaje
Jednocześnie stosowanie dokumentów rozliczeniowych nie zwalnia podatnika z obowiązku:
wystawienia faktury dokumentującej dostawę towarów lub świadczenie usług,
wystawienia faktury zaliczkowej w razie otrzymania płatności przed dostawą lub usługą,
przesłania faktury do KSeF w wymaganym terminie.
Podsumowując: przedsiębiorcy mogą posługiwać się dodatkowymi dokumentami informacyjnymi dla swoich klientów, pod warunkiem, że nie nadają im cech faktury VAT. Właściwe zaprojektowanie takich dokumentów w systemie (nazwa, treść, adnotacje) pozwala pogodzić wymogi KSeF z potrzebami biznesu i oczekiwaniami odbiorców.
